ปร ชญา ปณ ธาน ว ส ยท ศน พ นธก จ ว ตถ ประสงค

Transcription

1 ปร ชญา เป นเล ศด านบร การ พ ฒนางานค ณภาพ ( Excellent Services and Quality Improvement ) ปณ ธาน ม งม นในการให บร การท ม มาตรฐาน และได งานค ณภาพ เพ อความเป นเล ศ และสร างความพ งพอใจให ก บผ ร บบร การ โดยย ดหล ก ความซ อส ตย ถ กต องโปร งใส ตรวจสอบได ย ต ธรรม และน า เทคโนโลย เข ามาใช งานเพ อเพ มประส ทธ ภาพ ว ส ยท ศน ส าน กทะเบ ยนและประมวลผล มหาว ทยาล ยหอการค าไทย เป นหน วยงานท ม งส ความเป นเล ศทางด านการบร การ พ ฒนางานให ม ค ณภาพและพ ฒนาศ กยภาพ ของบ คลากรอย างต อเน อง โดยใช เทคโนโลย สารสนเทศท เหมาะสมและท นสม ย เพ อการสน บสน นภารก จหล กของมหาว ทยาล ยฯ และส งเสร มให มหาว ทยาล ยฯ เป นสถาบ นการศ กษาช นน าด านธ รก จในเอเซ ย พ นธก จ ส าน กทะเบ ยนและประมวลผล เป นหน วยงานกลางท ให การสน บสน นการจ ดการด านการศ กษาของท กคณะว ชา ให บร การทางการศ กษา และข อม ลแก น กศ กษา อาจารย ศ ษย เก า ตลอดจนหน วยงานภายใน และภายนอกมหาว ทยาล ยฯ โดยม หน าท หล กครอบคล มงานร บสม ครน กศ กษาใหม ลงทะเบ ยนเร ยน บร การการศ กษา จ ดเก บทะเบ ยนประว ต น กศ กษา บ นท กผลการศ กษา ประมวลผลการศ กษา บร การการสอบ ตรวจสอบค ณว ฒ การศ กษา ออกเอกสารร บรองน กศ กษา ตรวจสอบผ ส าเร จการศ กษา ออกใบแสดงผลการศ กษา หน งส อส าค ญ และจ ดท าใบปร ญญาบ ตร ว ตถ ประสงค 1. เพ อเป นหน วยงานท ให การสน บสน นการจ ดการด านการศ กษา และประสานงานก บท กคณะว ชา 2. เพ อเป นศ นย กลางข อม ล และให บร การข อม ลด านการศ กษาแก น กศ กษา อาจารย ศ ษย เก า คณะว ชา ตลอดจนหน วยงานต าง ๆ ในมหาว ทยาล ย 3. จ ดท าปฏ ท นการศ กษา 4. เพ อให บร การด านการศ กษาแก น กศ กษา และศ ษย เก า ด งน - ด าเน นการร บสม ครน กศ กษาใหม - ด าเน นการบ นท ก แก ไข ปร บปร ง จ ดเก บข อม ลในทะเบ ยนประว ต และประว ต การศ กษาของน กศ กษา - ด าเน นการเก ยวข องก บการลงทะเบ ยนเร ยนของน กศ กษา - ด าเน นการประมวลผลการศ กษาของน กศ กษา - ด าเน นการจ ดเตร ยมการสอบ และบร การสอบ - ด าเน นการตรวจสอบค ณว ฒ การศ กษา ออกเอกสารร บรองการศ กษา ตรวจสอบผ ส าเร จการศ กษา ออกใบแสดงผลการศ กษา ออกหน งส อส าค ญ และจ ดท าใบปร ญญาบ ตร

2 หล กในการจ ดท า SWOT Analysis Matrix ของส าน กทะเบ ยนและประมวลผล ป จจ ยภายใน จ ดอ อน (Weaknesses = W) ให ระบ รายการจ ดอ อนภายในของหน วยงาน จ ดแข ง (Strengths = S) ให ระบ รายการจ ดแข งภายในของหน วยงาน ป จจ ยภายนอก โอกาส (Opportunities = O) ให ระบ รายการโอกาสท จะเก ดจากภายนอกหน วยงาน ภ ยค กคาม (Threats = T) ให ระบ รายการภ ยค กคามท อาจจะเก ดจากภายนอกหน วยงาน WO Strategies และใช โอกาสท จะเก ดจากภายนอกมาป ดจ ดอ อนของหน วยงาน (ถ อว าเป นสถานการณ ป ญหาภายในท ต องหาทางแก ไข (Question) ใช ค าย อว า เอ อแต อ อน ) WT Strategies และระม ดระว งจ ดอ อนและหลบหล กภ ยค มคามท จะเก ดจาก ภายนอกหน วยงาน (ถ อเป นสถานการณ ท ต องใช ความระม ดระว งมากท ส ด ใช ค าย อว า ไม เอ อและอ อน หร อ เก บใส ล นช ก (Back drawer issues) SO Strategies และใช จ ดแข งประสานก บโอกาสท จะเก ดข นจากภายนอกมา สน บสน นกลย ทธ ของหน วยงาน (ถ อว าเป นสถานการณ ท ได เปร ยบมากท ส ด ใช ค าย อว า เอ อและแข ง หร อ ดาวร ง (Public sector star) ST Strategies และใช จ ดแข งมาสน บสน นและหลบหล กภ ยค มคามท จะเก ดจาก ภายนอกหน วยงาน (ถ อเป นสถานการณ ท เข มแข งมากข น ใช ค าย อว า ไม เอ อแต แข ง หร อ แม ว วให นม (Cash Cows) นายพ บ ลย นาคส ด (ประธานคณะท างานการจ ดท าแผนงานฯ) ผ ทบทวน /นางสล ลท พย ร งโรจน ทร พย (ผ อ านวยการส าน กทะเบ ยนและประมวลผล) ผ อน ม ต

3 ป จจ ยจากภายนอกของส าน กทะเบ ยนและประมวลผล ฝ ายว ชาการ มหาว ทยาล ยหอการค าไทย ป จจ ยจากภายนอก น าหน ก คะแนน น าหน กคะแนน ข อพ จารณา โอกาส (Opportunities = O) 1. มหาว ทยาล ยให การสน บสน นงบประมาณด านเทคโนโลย สารสนเทศ ไม ม ป ญหาเร องงบประมาณด านเทคโนโลย สารสนเทศ 2. ม ระบบการพ ฒนาปร บปร ง อบรม การเร ยนร การว ดผล และการประก นค ณภาพมากข น ควรเร งพ ฒนาระบบการประก นค ณภาพ และด านการอบรมตามแผน ต างๆ ให มากย งข น 3. ม นโยบาย และแผนการพ ฒนาระบบการบร หารจ ดการท เป นสากล ส งเสร มและพ ฒนาการบร หารจ ดการให เป นไปตามนโยบายอย างเป น ระบบมากข น 4. ม นโยบาย การบร หารจ ดการ และแผนงานท ม ความสอดคล องก บฝ ายฯ และมหาว ทยาล ย ท ช ดเจน ปร บกลย ทธ /แผนงานของหน วยงานให ม ความสอดคล องและสน บ สน นแผนงานของฝ ายฯ และมหาว ทยาล ย ให บรรล เป าหมายมากข น 5. ม ระบบการส อสารท งทางด านเอกสารและคอมพ วเตอร ท เหมาะสม ควรพ ฒนาระบบการส อสารในร ปแบบคอมพ วเตอร ท ท นสม ย รวม 1.95 ภ ยค กคาม (Threats = T) 1. การเข มงวดด านกฏระเบ ยบ ประกาศ ค าส ง แนวทางปฏ บ ต ในการท างานม มากเก นไป ท าให ขาดความคล องต วในการพ ฒนาระบบปฏ บ ต การ หร อแนวทาง การปฏ บ ต งาน 2. ท ศทางการพ ฒนาบ คลากรสายสน บสน นของระด บมหาว ทยาล ย ระด บฝ ายไม ช ดเจน ม ผลกระทบแผนกลย ทธ /แผนงานด านต าง ๆ ในระยะยาว เพ ยงพอ 3. ระบบการจ ดสรรงบประมาณ การอน ม ต การใช งบประมาณล าช า ม ผลกระทบต อการพ ฒนางาน โครงการ/ก จกรรม และขยายงานใน ด านต าง ๆ 4. ป ญหาเร องนโยบายการจ าก ดอ ตราก าล งบ คลากรในสายสน บสน น เป นเร องท ต องระม ดระว งและแก ไขป ญหาในกระบวนการบร หาร จ ดการด านนโยบาย และอ ตราก าล งของบ คลากรสายสน บสน น 5. ขาดการประสานงาน และความร วมม อระหว างหน วยงานท เก ยวข องท ด เป นส งท ต องพ ฒนาด านจ ตใจของบ คลากรให เก ดความพอเพ ยงและ ร กในองค กร รวม หมายเหต : คะแนนส งส ด = 5, ส ง = 4, ปานกลาง = 3, ต า = 2, ต ามาก = 1

4 ป จจ ยจากภายในของส าน กทะเบ ยนและประมวลผล ฝ ายว ชาการ มหาว ทยาล ยหอการค าไทย ป จจ ยภายใน น าหน ก คะแนน น าหน กคะแนน ข อพ จารณา จ ดแข ง (Strengths = S) 1. ส าน กทะเบ ยนฯ ม ท าเลท ต งท เหมาะสม สามารถต ดต อและให บร การได สะดวก ใช เวลาในการเด นทางสะดวกและต ดต อได ง าย 2. บ คลากรม ประสบการณ ท กษะ ความช านาญในการปฏ บ ต งานเฉพาะต าแหน งได ใน ม ผ เช ยวชาญหร อม ความร ในการปฏ บ ต งานเฉพาะต าแหน ง ระด บท ม ค ณภาพ 3. เคร องม อ อ ปกรณ ท ใช ในการด าเน นงานในเบ องต นม ค ณภาพและเพ ยงพอก บผ ใช งาน ม อ ปกรณ ท สน บสน นการปฏ บ ต งานและให บร การแก ผ ใช บร การท ม ค ณภาพ 4. ม การพ ฒนาระบบ/การบร หารจ ดการ และด านบ คลากรอย างต อเน อง ม ระบบการบร หารจ ดการท ด และท าให เก ดผลด ต อการปฏ บ ต งาน 5. ม การพ ฒนาระบบประก นค ณภาพการศ กษาในระด บด อย างต อเน อง ระบบการประก นค ณภาพม ช อเส ยงและเป นแบบอย างท ด รวม 2.15 จ ดอ อน (Weaknesses = W) 1. การศ กษา ค นคว า ส บค นข อม ล การรวบรวมข อม ลย งม น อยและขาดการต อเน อง ขาดการพ ฒนาทางด านการจ ดเก บ ส บค น และการว จ ยข อม ลท ด 2. ท ศทางการพ ฒนาบ คลากรสายสน บสน นของระด บมหาว ทยาล ย ระด บฝ ายไม ช ดเจน เพ ยงพอ 3. บ คลากรของส าน กทะเบ ยนฯ ย งขาดความร ท กษะทางด านภาษาต างประเทศ/เทคโนโลย ในระด บด จ าเป นต องปร บปร งแผนงานด านการพ ฒนาบ คลากรโดยเร ว จ าเป นต องปร บปร งและพ ฒนาบ คลากรในด านภาษาต างประเทศและ ด านเทคโนโลย โดยเร ว 4. ว สด อ ปกรณ ด านเทคโนโลย ท ท นสม ยย งม ไม เพ ยงพอก บความต องการของผ ใช งานและ บร การ จ าเป นต องเร งปร บปร งว สด /อ ปกรณ ด านเทคโนโลย ให ม ความท น สม ยและเหมาะสมก บความต องการอย างเพ ยงพอ 5. สภาพแวดล อมและภ ม ท ศน สถานท ท างานย งม ความแออ ด ค บแคบ ไม สะดวกในการ ให บร การ จ าเป นต องเร งปร บปร งสภาพแวดล อมและภ ม ท ศน ให เหมาะสมก บ สถานท ท างานและสอดคล องก บสภาวะเศรษฐก จในป จจ บ น รวม หมายเหต : คะแนนส งส ด = 5, ส ง = 4, ปานกลาง = 3, ต า = 2, ต ามาก = 1

5 ป จจ ยภายนอก SWOT Analysis ในการก าหนดแผนกลย ทธ ของส าน กทะเบ ยนและประมวลผล ส งก ดฝ ายว ชาการ มหาว ทยาล ยหอการค าไทย ป จจ ยภายใน Opportunities = O 1. มหาว ทยาล ยให การสน บสน นด านงบประมาณ เทคโนโลย 2. ม ระบบการพ ฒนาปร บปร ง อบรม การเร ยนร การว ดผล และการประก น ค ณภาพมากข น 3. ม นโยบาย และแผนการพ ฒนาระบบการบร หารจ ดการท เป นสากล 4. ม นโยบาย การบร หารจ ดการ และแผนงานท ม ความสอดคล องก บฝ ายฯ และ มหาว ทยาล ยท ช ดเจน 5. ม ระบบการส อสารท งทางด านเอกสารและคอมพ วเตอร ท เหมาะสม Threats = T 1. การเข มงวดด านกฏระเบ ยบ ประกาศ ค าส ง แนวทางปฏ บ ต ในการท างานม มากเก นไป 2. ท ศทางการพ ฒนาบ คลากรสายสน บสน นของระด บมหาว ทยาล ย ระด บฝ าย ไม ช ดเจนเพ ยงพอ 3. ระบบการจ ดสรรงบประมาณ การอน ม ต การใช งบประมาณล าช า 4. ป ญหาเร องนโยบายการจ าก ดอ ตราก าล งบ คลากรในสายสน บสน น 5. ขาดการประสานงาน และความร วมม อระหว างหน วยงานท เก ยวข องท ด Weaknesses = W 1. การศ กษา ค นคว า ส บค นข อม ล การรวบรวมข อม ลย งม น อยและขาดการ ต อเน อง 2. ระบบเทคโนโลย สารสนเทศ (IT) ในระด บสากลย งม ประส ทธ ภาพไม เต ม ร ปแบบ 3. บ คลากรของส าน กทะเบ ยนฯ ย งขาดความร ท กษะทางด านภาษาต าง ประเทศ/เทคโนโลย ในระด บด 4. ว สด อ ปกรณ ด านเทคโนโลย ท ท นสม ยย งม ไม เพ ยงพอก บความต องการของ ผ ใช งานและบร การ 5. สภาพแวดล อมและภ ม ท ศน สถานท ท างานย งม ความแออ ด ค บแคบ ไม สะดวกในการให บร การ WO Strategies 1. พ ฒนาการจ ดท าระบบบร การการศ กษา และส บค นข อม ลด าน IT (W1,O1) 2. พ ฒนา/ปร บปร งระบบด าน IT และการประก นค ณภาพการศ กษา (W2,O2) 3. พ ฒนาศ กยภาพบ คลากรทางด านภาษาต างประเทศ และด าน IT (W3,O3) 4. ปร บปร งสภาพแวดล อมและภ ม ท ศน เพ ออ านวยความสะดวกด านบร การ ให ใช งานท ด ตามแผนการจ ดการส งแวดล อมฯ และแผน 5ส. (W5,O4) 5. ม การด แล บ าร งร กษาความปลอดภ ยทางด านระบบส อสาร คอมพ วเตอร ให สามารถใช งานได ด (W4,O5) WT Strategies 1. ท าการส ารวจ ศ กษาป ญหา ความต องการ เพ อน ามาวางแผนปร บปร งแก ไข (W1.T1) 2. ปร บกลย ทธ ให สอดคล องและเหมาะสมก บกลย ทธ ของฝ ายว ชาการและของ มหาว ทยาล ย (W4,T3) 3. ปร บลดงบประมาณให เหมาะสมก บโครงการ/ก จกรรมท สามารถท าได และ จ ดล าด บความส าค ญก อนหล ง (W4,T3) 4. ปร บเปล ยนบ คลากรให เหมาะสมก บล กษณะงาน (W3,T4) 5. ปร บสภาพแวดล อมให เหมาะสมก บภ ม ท ศน และงบประมาณจร ง (W5,T5) Strengths = S 1. ส าน กทะเบ ยนฯ ม ท าเลท ต งท เหมาะสม สามารถต ดต อและให บร การได สะดวก 2. บ คลากรม ประสบการณ ท กษะ ความช านาญในการปฏ บ ต งานเฉพาะ ต าแหน งได ในระด บท ม ค ณภาพ 3. เคร องม อ อ ปกรณ ท ใช ในการด าเน นงานในเบ องต นม ค ณภาพและเพ ยงพอ ก บผ ใช งาน 4. ม การพ ฒนาระบบ/การบร หารจ ดการ และด านบ คลากรอย างต อเน อง 5. ม การพ ฒนาระบบประก นค ณภาพการศ กษาในระด บด อย างต อเน อง SO Strategies 1. ปร บขยายสถานท ให เหมะสมท งทางด านบร การและงบประมาณ (S1,O1) 2. ให ม การเร ยนร และจ ดอบรมทางด านภาษาต างประเทศ (S2,O2) 3. เสร มทางด านระบบปฏ บ ต งานและอ ปกรณ การใช งานให เหมาะสมก บสม ย น ยม (S3,O3) 4. ปร บระบบการบร หารจ ดการให สอดคล องก บนโยบายและแผนกลย ทธ ของ มหาว ทยาล ย และฝ าย (S4,O4) 5. ให ม ระบบการประก นค ณภาพการศ กษาและด าน IT อย างต อเน อง (S5,O5) ST Strategies 1. ปร บเปล ยนระบบการท างานให เหมาะสม เพ อลดความช าซ อน (S1,T1) 2. พ ฒนา/จ ดการศ กษาให แก บ คลากร โดยใช เทคโนโลย มาช วยงาน (S2,T2) 3. ปร บเคร องม อ อ ปกรณ ให เหมาะสมก บการจ ดสรรงบประมาณ (S3,T3) 4. ปร บแต งกระบวนการระบบการบร หารจ ดการท งด านนโยบาย และบ คลากร ให เหมาะสมและสอดคล องก บอ ตราก าล งของสายสน บสน น (S4,T4) 5. ด าเน นการประสานงานให ความร วมม อก นระหว างหน วยงานท เก ยวข อง อย างเป นระบบท ม ค ณภาพ (S5,T5) นายพ บ ลย นาคส ด (ประธานคณะท างานการจ ดท าแผนงานฯ) ผ ทบทวน /นางสล ลท พย ร งโรจน ทร พย (ผ อ านวยการส าน กทะเบ ยนและประมวลผล) ผ อน ม ต

6 การว เคราะห SWOT ตนเองของส าน กทะเบ ยนแลประมวลผล ฝ ายว ชาการ มหาว ทยาล ยหอการค าไทย การด าเน นงานของส าน กทะเบ ยนและประมวลผล ส งก ด ฝ ายว ชาการ มหาว ทยาล ยหอการค าไทย ในรอบป การศ กษา 2552 (1 ม ถ นายน พฤษภาคม 2553) ม ผลการด าเน นงานบรรล เป าหมายตาม แผนงานประจ าป และแผนงาน 5 ป โดยม ป ญหาอ ปสรรคท ท าให ผลการด าเน นงานไม เป นไปตามเป าหมายท ก าหนดน น ส าน กทะเบ ยนและประมวลผล ได ม การจ ดต งคณะท างานด านต างๆ ท สอดคล องก บแผนงาน ประจ าป และการประก นค ณภาพการศ กษาภายในส าน กทะเบ ยนฯ จ งได ม การพ ฒนาและฝ กอบรมบ คลากรให ได ร บการเร ยนร และจ ดท า SWOT Analysis ซ งเป นการว เคราะห ป จจ ยภายในได แก จ ดแข ง (Strengths = S) จ ดอ อน (Weaknesses = W) และป จจ ยภายนอก ได แก โอกาส (Opportunities = O) ภ ยค กคาม (Threats = T) ในการด าเน นงานของส าน กทะเบ ยนและประมวลผล โดยม การว เคราะห และกระจายน าหน กตาม ความส าค ญของป จจ ยภายใน (จ ดแข ง และจ ดอ อน) รวมน าหน กเป น 1 และป จจ ยภายนอก (โอกาส และภ ยค กคาม) รวมน าหน กเป น 1 เช นก น เม อน าค าน าหน ก X ค าคะแนน และได ค าน าหน กคะแนนเร ยบร อยแล ว น ามาจ ดท ากราฟ เพ อด แนวโน มและท ศทางความน าจะเป นไปได ในการก าหนดกลย ทธ ของส าน กทะเบ ยนฯ ในป ต อไป โดยม หล กเกณฑ ในการจ ดท า SWOT Analysis ของส าน กทะเบ ยนและประมวลผล ด งน โอกาส (Opportunities = O) จากการว เคราะห ตนเอง และจ ดท ากราฟ SWOT Analysis พบว าส วนท เป นจ ดแข งก บโอกาสท จะเก ดม บร เวณกว างมากท ส ด ด งน น กลย ทธ ท จะใช ในการด าเน นการจ งควรจะเป นล กษณะท เอ อและแข ง หร อ ดาวร ง (Public sector star) ค อใช จ ดแข งประสานก บโอกาสท จะเก ดข นจากภายนอก มาสน บสน นกลย ทธ ของหน วยงาน เพ อให เก ดความก าวหน า ท นสม ยใน ระบบค ณภาพ และสอดคล องก บนโยบายของมหาว ทยาล ย 1.95 จ ดแข ง (Strengths = S) จ ดอ อน (Weaknesses = W) 1.35 ภ ยค กคาม (Threats = T)