ใช Excel ต ดเกรด ง ายน ดเด ยว

Transcription

1 โครงการจ ดการความร ของคณะมน ษยศาสตร ฯ - ใช Excel ต ดเกรด ง ายน ดเด ยว ผ ช วยศาสตราจารย เพชรร ตน บร ส ทธ โปรแกรม Microsoft Office Excel เป นโปรแกรมประเภทสเปรดซ ท (Spreadsheet) หร อตารางค านวณอ เล กทรอน กส ท อย ในช ด โปรแกรม Microsoft Office เป นโปรแกรมท ใช ส าหร บการบ นท ก การค านวณ และการว เคราะห ข อม ลท เก ยวก บต วเลขอย างม ประส ทธ ภาพ เช น การบวก ลบ ค ณ หาร นอกจากน ย งสามารถน าเสนอข อม ลด วยตาราง กราฟ และแผนภ ม การเร ยกใช โปรแกรม Microsoft Office Excel 1. คล กท ป ม start เล อกค าส ง Programs 2. คล กท Microsoft Office 3. คล กท Microsoft Office Excel ภาพท 1 การเร ยกใช โปรแกรม Microsoft Office Excel ส วนประกอบของ Microsoft Office Excel เม อเป ดโปรแกรม Microsoft Office Excell จะปรากฏ สม ดงาน (Workbook) (ด งภาพท 2) โดยสม ดงาน ประกอบด วย แผ นงาน (Worksheet) จ านวน 255 แผ นงาน เช น Sheet1 Sheet 2 Sheet3 ซ งแต ละแผ นงานประกอบด วยส วนส าค ญต างๆ ด งน 1. แถบช อเร อง (Title Bar) เป นส วนบนส ดของหน าต าง แสดงให ทราบว าก าล งเป ด โปรแกรม Excel และใช เอกสารช ออะไรอย 2. แถบค าส ง (Menu Bar) เป นส วนท รวบรวมค าส งการท างานของโปรแกรม Excel 3. แถบเคร องม อ (Tool Bar) เป นส วนท รวบรวมค าส งพ นฐานท ใช บ อย มาสร างเป น ป ม เพ อให สะดวกต อการเร ยกใช งาน ซ งม ค าส งพ นฐานท จ าเป นส าหร บการใช งานเหม อนก บ โปรแกรม Microsoft Office Word เช น เป ด บ นท ก สร างเอกสาร พ มพ ต ด ค ดลอก หร อวาง

2 โครงการจ ดการความร ของคณะมน ษยศาสตร ฯ 2 4. ฟอร ม ล าบาร (Formula Bar) ม 2 ส วน ได แก 4.1 กล องช อ เป นส วนท แสดงต าแหน งเซลล ท ก าล งใช งาน 4.2 แถบส ตร เป นส วนท ใช ส าหร บสร างส ตรค านวณ 5. คอล มน (Colume) เป นช องข อม ลท เร ยงก นในแนวต ง ส าหร บ Excel 2003 ม 256 คอล มน ป จจ บ น Excel 2007 ม ถ ง 16,000 คอล มน ต อแผ นงาน 6. แถว (Row) เป นช องข อม ลท เร ยงก นในแนวนอน ส าหร บ Excel 2003 ม 65,536 แถว ป จจ บ น Excel 2007 ม ถ ง 1 ล านแถวต อแผ นงาน 7. เซลล (Cell) เป นช องส าหร บกรอกข อม ล ต วอ กษร ต วเลข หร อส ตรการค านวณ การเร ยกช อเซลล จะปร บเปล ยนไปตามต าแหน งการใช งานของคอล มน และแถว โดยช อเซลล ท ก าล ง ใช งานจะปรากฏข นท กล องช อ เช น A1 8. ป ายช อ (Sheet Tab) เป นส วนท แสดงช อของแผ นงานท ก าล งใช งาน 9. แถบสถานะ (Status Bar) เป นส วนท แสดงสถานะการท างาน 10. แถบเล อน (Scroll Bar) เป นส วนท ใช เล อนพ นท การท างานในแผ นงาน เล อนได ท ง แนวต งและแนวนอน 1.แถบช อเร อง 2.แถบค าส ง 3.แถบเคร องม อ 4.1 กล องช อ 7.เซลล 4.2 แถบส ตร 5.คอล มน 6.แถว 9.แถบ สถานะ 8.ป ายช อ 10.แถบเล อน ภาพท 2 ส วนประกอบของแผ นงาน

3 โครงการจ ดการความร ของคณะมน ษยศาสตร ฯ 3 การกรอกข อม ลรายว ชา ข อม ลและคะแนนของแต ละรายว ชาท น ามากรอกในแผ นงาน ข นอย ก บความต องการ เช น รห ส ช อ นามสก ลของน กศ กษา คะแนนแบบฝ กห ด คะแนนการเข าช นเร ยน คะแนนสอบ กลางภาค คะแนนสอบปลายภาค การกรอกข อม ลท าได โดยน าเมาส ไปวางย งเซลล ท ต องการแล วพ มพ ข อม ลต างๆ ลงไป ซ งสามารถเพ มเต มแก ไข หร อลบเซลล ต างๆ ได ตลอดเวลา ด งต วอย าง ภาพท 3 การกรอกข อม ล ส าหร บรห สน กศ กษาซ งเป นต วเลขท เร ยงล าด บก นอย แล ว สามารถใช ว ธ ล ดด งน (ภาพท 4) 1. กรอกรห สน กศ กษาคนท 1 และคนท 2 เช น เซลล A2 กรอกรห ส เซลล A3 กรอกรห ส คล กเมาส ครอบท รห สน กศ กษาคนท 1 และคนท 2 (เซลล A2 และA3) 3. คล กท ม มล างขวาของเซลล A3 ให เป นร ป + ค างไว จากน นลากลงมาตามจ านวน น กศ กษาท ต องการ ปล อยเมาส แล วจะปรากฏรห สน กศ กษาเร ยงตามล าด บ + ภาพท 4 พ มพ ส ตรท แถบส ตร

4 โครงการจ ดการความร ของคณะมน ษยศาสตร ฯ 4 การค านวณคะแนน 1. กรอกคะแนนลงในคอล มน E2 ถ ง คอล มน I2 ซ งเป นคะแนนระหว างภาค 70 คะแนน 2. รวมคะแนนระหว างภาค โดยคล กท เซลล E2 แล วกดค างไว จากน นลากไปจนถ ง เซลล J2 3. คล กท เคร องหมาย (ผลรวมอ ตโนม ต ) ซ งอย บนแถบเคร องม อ จากน น เซลล J2 จะปรากฏผลรวมของคะแนนระหว างภาค (ภาพท 5) ภาพท 5 การรวมคะแนนระหว างภาค 4. กรอกคะแนนลงในคอล มน K ซ งเป นคะแนนสอบปลายภาค 30 คะแนน 5. รวมคะแนนระหว างภาค ก บ คะแนนสอบปลายภาค โดยคล กท เซลล J2 แล ว กดค างไว จากน นลากไปจนถ งเซลล L2 6. คล กท เคร องหมาย (ผลรวมอ ตโนม ต ) ซ งอย บนแถบเคร องม อ จากน น เซลล L2 จะปรากฏผลรวมของคะแนนท งหมด 100 คะแนน (ภาพท 6) ภาพท 6 การรวมคะแนนท งหมด

5 โครงการจ ดการความร ของคณะมน ษยศาสตร ฯ 5 การต ดเกรด (ภาพท 7) 1. คล กท เซลล M2 2. คล กท แถบส ตรเพ อพ มพ ส ตรการต ดเกรดด งน =IF(L2>=80,"A",IF(L2>=75,"B+",IF(L2>=70,"B",IF(L2>=65,"C+",IF(L2>=60,"C",IF(L2>= 55,"D+",IF(L2>=50,"D","E"))))))) ภาพท 7 การพ มพ ส ตรต ดเกรดท แถบส ตร หมายเหต - เซลล L2 ท ปรากฏในส ตร ต องปร บเปล ยนไปตามเซลล ท เป นคะแนนรวมท งหมด - ช วงคะแนน และเกรดท ปรากฏในส ตร เป นไปตามท มหาว ทยาล ยก าหนด การค ดลอกส ตร การค านวณคะแนน และการต ดเกรดข างต น จะเร มท าให ก บน กศ กษาคนแรกก อน ส าหร บน กศ กษาท เหล อท งหมดสามารถค ดลอกส ตรเพ อค านวณคะแนน และต ดเกรดได อย างรวดเร ว โดยม ว ธ ด งน 1. คล กท ม มล างขวาของเซลล A3 ให เป นร ป + ค างไว จากน นลากลงมาตามจ านวน แถวท ต องการ ปล อยเมาส จะปรากฏผลคะแนนระหว างภาคของน กศ กษาแต ละคน (ภาพท 8) + ภาพท 8 การค ดลอกส ตร

6 โครงการจ ดการความร ของคณะมน ษยศาสตร ฯ 6 2. คล กท ม มล างขวาของเซลล L3 ให เป นร ป + ค างไว จากน นลากลงมาตามจ านวน แถวท ต องการ ปล อยเมาส จะปรากฏผลคะแนนท งหมดของน กศ กษาแต ละคน 3. คล กท ม มล างขวาของเซลล M3 ให เป นร ป + ค างไว จากน นลากลงมาตามจ านวน แถวท ต องการ ปล อยเมาส จะปรากฏเกรดของน กศ กษาแต ละคน การน บจ านวนน กศ กษาก บจ านวนเกรด การส งเกรดให ก บคณะฯ ต องระบ จ านวนน กศ กษาท ได ร บเกรดในระด บต างๆ Excel สามารถน บจ านวนน กศ กษาก บเกรดท ได ร บ ม ว ธ ด งน 1. คล กท แถบค าส ง แก ไข เล อก ค นหา (ภาพท 9) ภาพท 9 ใช ค าส งค นหา 2. คล ก ต วเล อก เปล ยน มองหาใน ให เป น ค า (ภาพท 10) 3. คล กในช อง ส งท ค นหา แล วพ มพ เกรดท ต องการให น บ เช น A 4. คล ก ค นหาท งหมด ภาพท 10 ส งให ค นหาเกรดท ต องการ

7 โครงการจ ดการความร ของคณะมน ษยศาสตร ฯ 7 5. จะปรากฏเกรด A ท งหมดท น กศ กษาได ร บ พร อมน บจ านวนของเกรด A จากต วอย างได เกรด A จ านวน 2 คน โดยด จากค าว า 2 เซลล ท ถ กพบ (ภาพท 11) 6. สามารถตรวจสอบรายละเอ ยดย อนกล บได โดยการคล กไปท รายการท ต องการ ภาพท 11 การน บเกรด หมายเหต ค ดลอกไฟล ต วอย างการใช Eecel ส าหร บเก บคะแนนและต ดเกรดได ท คณะมน ษยศาสตร ฯ Excel Excel Excel Excel Excel Excel Excel Excel